[事例] SDI (定期配信) の条件作成 と ヒアリング

こんにちは！サーチャーの酒井美里です。

昨日は、初めて「東武東上線」に乗り、
SDI（公報の定期配信/定期監視）のヒアリングに伺いました。




SDIの条件作成（検索式作成）は、
よくお問合せを頂くサーチのひとつ。

作成の流れは、次のような感じです。

1）業務のヒアリング
2）技術内容のヒアリング
3）検索式作成

私、SDIには業務の把握がとても重要だと思っています^^
昨日のヒアリングでも、下記のような事をお尋ねしました。

・配信された公報、どなたが確認をされますか？　
知財部の方？技術者の方？管理職の方はどうですか？
・閲覧人数はどのくらいですか？　全員が見る事になってますか？担当の方だけですか？
・技術の把握目的ですか？（→公開系）
・権利情報の把握ですか？（→登録系）
・日本の公報だけですか？海外公報は必要ですか？
・配信頻度のご希望はありますか？毎週？隔週？それとも月1回?
・配信方法はどうですか？　紙で回覧？ PDFファイル? データベースへのリンク?
・要注目特許を見つけたら、どのように知財部門に情報伝達する事が多いですか？

･･･このような事柄をお伺いして
ＳＤＩのワークフローを把握しています。


なぜ「ワークフロー」かというと


色々な企業様でヒアリングをさせて頂くと
「技術者が配信情報を確認する」
というお話が比較的多いです。

つまり「知財は本来業務ではない（ＳＤＩ配信は、開発業務の空き時間等にチェック）」可能性が高くて


このような方々は、
通常の業務負荷の時は良くても
「新製品の立ち上げ」とか
「しばらく海外の生産ラインにサポートに行く」
といった状況の時って、
やはり、ＳＤＩ配信を見る事が難しくなります。


ＳＤＩは「コンスタントに確認する」事も大事で、
検索後、確認していないのは、
何もしていないのと同じになってしまうので、

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私が検索式を組ませて頂く場合、
「毎週配信だとして、仮に２週間チェックできず、
３週まとめて見なければならなくなった、としても、
負荷が大きくなりすぎない程度の検索ボリューム」
をご提案する事が多いです。



ですが、それ以上に
「職場の事情」「実際に公報を見て下さる方の状況」
が優先されるべき、と思っていて、



過去には

・知財部門のＯＢがノイズ落としを実施してから回覧している。
そのため、件数は多少多くなっても問題ないので、
極力漏れのない検索式が欲しい

ですとか、
逆に

・今まで監視していなかった、海外公報も監視対象にしたい。
ただ、海外公報を見るのはハードルが高いとも感じている。
当面は極力ノイズのない検索式で運用したい

といったリクエストに合わせて、
検索条件を設計させて頂きました。



ＳＤＩ、始めるよりも続ける事の方が、
ずっと難しく、かつ重要ですよね！



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