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2016/08/05

[Excel小技] 目ぢからをカバーする、フィルタ利用法


こんにちは。サーチャーの酒井です。




今週は・・・えっと?何をしてたんだっけ? って勢いで
いろいろ、並行作業をしておりました。




分刻みで作業をしている時など、
とりわけ気を付けたいのが、
恐怖の「見落とし」。


忙しいと、目ぢから?も下がっちゃいますものね。(涙



ワタクシも日々、
いろいろな対処法を使い分けておりますが・・・

今日ご紹介するのは、「ベタ」な方法。


Excelのフィルタを使って、
リストにあらかじめ目印を付けておく手順、を書いてみます。



どんな場面で使うの?


たとえば・・・

「請求項の独立項に コーヒー の限定が入っていたら、
リストに ◎ の印をつける。」

「独立項は飲料、などになっていて、コーヒーは従属項ならば
リストに  の印をつける。」

みたいな作業。


当然、データベース側でも
キーワードにハイライトを設定しておきますが、

Excel側にも、事前に目印をつけておけば、
何も入力されていない場合
「おかしい?」 と気が付きますよね。


・・・というような場面です。
(いろいろ、応用場面は無限にありそうですよね?考えてみて~)



一気に目印をつける方法は?


<注> Excelを使いこなしている方には、常識すぎる方法かと。(汗
      暖かい目で見て頂けたら幸いです。(微笑

※記事を折り畳みます







1) Excelのリストに、フィルタを設定します。


お使いのバージョンによって、
画面構成が異なるかとは思いますが・・・

作業対象のリストに、
まず 「単にフィルタを設定」いたします。





続いて

2) マークしたい対象項目から、メニュー表示 → 検索を。




この例ですと、
「請求範囲」 からメニューを出して
「コーヒー」 と検索すると、


あら不思議? (←べつに、不思議はございませんよ。


検索文字列を含まない行が
非表示になります。



3) 一挙に印をつける


表の左端、行番号を見ると、

検索文字列を含まない行が、非表示になっているのが確認できますので、


すかさず
マークしたい欄・一番上に印をつけ、


ドラッグで、
ざーーーー、と、一番下までコピーします。



  ↑
  ↑
この操作ね、

なんか
今、非表示になってる行にまで、
コピーされちゃいそうな気がするんですけど・・・


再びミラクル発生?  (←不思議ではありませぬ。ってば



4) フィルタ状態を解除してみると





5) 必要な行にだけ、目印がついた状態になっています。






こうしておけば、
データベース画面側で、
長い請求項をついスクロールし過すぎたり、で


「ハイライト表示にしてるのに、それでも見逃すって、一体・・・?(愕然」


なんて事態、
ほぼ確実に防げます。



夏休み前の週末、
スパートをかけている方も、そうでない方も。

体調をととのえて
よい週末を♡



別館・気まぐれ更新中。



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