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2017/04/06

仕事の質とスピードを上げる「汎用リスト」



月曜日の関西出張のときから、
超繁忙期に突入しております、わたしたち。

普段から仕事に「タスクリスト」を使っておりますが、
今月は特に!タスクリストなしでは無事に過ごせない予感がします。^^;


調査の仕事と汎用タスクリスト

調査の仕事って、
1回ごと、異なる技術テーマをお預かりするのですが

「テーマが違う」って事に目を奪われてはなりませぬ。
(・・・と、自分に言い聞かせてます。)


「調査の種類」ごとに、共通する作業の流れがあるのですよね。

作業の流れを押さえて、最適化しておくことで
「質とスピードを上げる」事に集中できるように思います。

たとえば、無効資料を探すのなら・・・?


無効資料調査と汎用タスクリスト

私、調査の種類別に「汎用タスクリスト」を作り、使っています。

たとえば、無効資料調査でしたら
・該当公報の全文PDFを手配。
・経過情報の確認~最新の請求範囲の特定。
・「最新の請求範囲」の認識に相違がないか、確認。
・報告書ファイルを準備しておく。
・ファミリー有無の確認
・分割有無の確認
・ (以下省略・・・)
といった具合。

調査という「仕事」を、
比較的小さめの「作業単位」にバラしておくのがコツかな、という気がしてます。


汎用タスクリストは、こう使ってます。

2ヶ月ほど前の記事で

Todoistでタスク管理、Togglで作業時間の見える化」をしてます、と
紹介いたしましたが、

汎用タスクリスト、Todoist側で使い回しております。

Todoist
改行ありのテキストをコピー&ペーストすると、
一挙に日付つきタスクを登録できるのです。


先ほどのタスクリストを、下記のような型式にしておき、
[テーマ01] 該当公報の全文PDFを手配。 今日
[テーマ01] 経過情報の確認~最新の請求範囲の特定。 今日
[テーマ01] 「最新の請求範囲」の認識に相違がないか、確認。 今日
[テーマ01] 報告書ファイルを準備しておく。 今日
[テーマ01] ファミリー有無の確認 今日
[テーマ01] 分割有無の確認 今日

Todoistに貼り付ける!
それだけで、自動的に日付つきタスクリストに変身してしまいます。

作業済みチェックリストにもなり、抜け漏れも防止できるし、
Toggl連携で、時間の見える化まで、できてしまいます。




繁忙期に限ったことでは、ありませんが

調査終盤に差し掛かってから
「ん!? あれ忘れてた!」って事になろうものなら
「ぎゃーー!いやーん!!」な感じに、なりがちですものね。


リストで防げるようなミスは、しっかり防いで
ストレスなし♪ でいきたいものです(^^)



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