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2020/04/23

超難問!「メール以外禁止💢」のヒアリング術 (質問BOX)


質問BOXに投稿いただきました!

こっ、これは・・・・・・最大級の難問ですね!
ありがとうございます。(震え 

おほん。今回はこちらのご質問にお答えしました。

知財部員です。
様々な分野の調査をしなければならず、自分に知識がないので、
いつもは発明部門にヒアリングと言うより講義に近いレクチャーをしてもらってから調査をしています。
現在在宅勤務でコミュニケーション問題が発生しています。
効果的に文章でヒアリングするコツを教えていただきたいです。

※弊社では一般社員はWEB会議禁止です。
※メールだけでヒアリング出来るようになりたいです。


【回答】相手のことを知ろう&「クローズドクエスチョン」


メールだけでヒアリング・・・(滝汗
Web会議が禁止なのはわかったけど、
せめて電話は!?? 電話も禁止なんですかねー? (震え

・・・という話は脇に置いておきまして。

メールだけでは、どうしても情報伝達量が少なくなる。

ある程度予習しておいてから
メールでクローズドクエスチョン(YES/NOで答えられる質問)をして、
「現状の理解が正しいか?」を確認していくと、
間違いも少なくなるし、伝達速度も上がると思います。

で、予習方法自体も「発明者に聞く」と、ロスが少なくなったりしますよ!

が、本日の結論です。


からの、いろいろな前提条件のお話をすこし。


・・・すごい当たり前のことなんですけど
コミュニケーションの方法と情報量って相関関係があって

対面 >Web会議 > 電話 > 文章

になりますよね。


それと、ヒアリングに関しては
「受け手側」の予備知識の量で
咀嚼できる情報量(受け取れる情報量)が決まってきます。



予備知識がたくさんある人
「資料だけメールで送ってもらったら大丈夫だよー✨」
って言えるけど

予備知識が少ない
「すみません、レクチャーお願いできますか?✋」
ってなる感じです!



・・・ということは?


ご質問の文面からしか、判断できないのですが


・・・上記の二択になりそうですね。(汗



そして仮に「やっぱりWeb会議はNG」だとすると

「予備知識の量」を増やさないことには、
メールで仕入れられる情報量が頭打ちになる、
って問題に直面するわけですが


「さまざまな分野」を扱われている、というお話でしたし、
やみくもに全方位を勉強するの、大変だと思います。

動画後半で
「私だったらこれで乗り切るかな」と思う
メールで最大限情報伝達を図る方法、お話ししました。

(とはいえ、Web会議OKになると良いですねぇ!)


「メールだけ」でヒアリングを乗り切るコツ(質問BOX)
【「メールだけ」でヒアリングを乗り切るコツ】(質問BOX)

在宅勤務になったんですが、
じつは弊社「一般社員はWEB会議禁止」なんです。(←なんですとー!
効果的に文章(メール)でヒアリングするコツを知りたいです。


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▼最近の質問!「モバイルPCのおすすめは?」
http://blog.1smartworks.com/2020/04/pcbox.html
酒井 美里さんの投稿 2020年4月22日水曜日


≪おまけ≫


ただ、なぜだか
「発明者にチェックリストを送付して埋めてもらうと、たいてい失敗する」
ことがわかっています。
(酒井調べによる)(複数のサーチャーに聞きました)

リストを手元に置きつつ
「相手のタイプに合わせて質問する」のが良いと思いますよー!

ご武運をお祈りしてます★


≪おまけ2≫

ヒアリングとは逆方向の「技術説明」の技法も参考になります^^





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