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2020/04/17

今だから公開、特許調査会社(10名規模)のリモートワーク準備



こんにちは!酒井美里です。


昨夜、

【2020年4月16日】
第2回 特許事務所における新しい働き方を目指して
~リモートワークをテーマに~

を Youtube Live で聴講させて頂きました。


動画▽も公開されています。


動画内のGoogleスライド▽ も公開されています。
https://docs.google.com/presentation/d/1-KTRhnvXpVsuSmWAdU1j0flhT1gjeiX0dgjWXAZQP78/edit


動画の表題通り、昨夜は「第2回」開催で、


第1回の開催 ▽ は 3/27(金)。約3週間前でした。



ここ1ヶ月弱、
1回目→2回目の間に
世間の空気が一変した感じがします。

1ヶ月前 → リモートワークできる職場は、取り組んでみようよ!
現在 → リモートワークに切り替えないと・・・何だか危険かも?

という違いでしょうか・・・(個人の感想です)


特許事務所と調査会社、という違いはありますが、
弊社も「知財業界」で リモートワーク主体で業務を行っているので、

このタイミングで、弊社のリモートワーク準備や
ワークフローの事などを、書いてみたいと思います。

少し長くなりそうなので
記事を折り畳みますね。




まず、弊社の人数。

業務単位の委託なども行うため
正直、厳密には「メンバー何名」とカウントしにくい部分はあります。

年間を通じて、一緒に仕事している人数だと

調査系 5名 
事務・管理系 6名

今は、全部で11名です。


他の調査会社の状況がわからないので、あくまでも想像ですが
うちって、事務系の比率が高いんじゃないかな・・・? と思っています。
これは弊社のワークフローの特徴でもあります。


さて、記事タイトルの
「調査会社のリモートワーク準備」

・・・と言いますか、

今回、ウイルス対策のために準備したわけではなく
弊社は以前から、リモートワーク比率が高いです。
そして、事務系比率も(おそらく)高いわけですが・・・

どうしてそうなっているか?というと



弊社では元々「4つのポジショニング理論」を参考に
組織を設計してきました。 
→ 当ブログの関連記事



【4つのポジション 主な特徴】
🅰️① トップアタック(TA)
・攻撃的、活動的、行動的、積極的な働きをする。
人と対面して販売・収益を確保
・主な仕事→営業、販売促進

🅰️② トップサポート(TS)
・フォロー、用意周到、ツール開発などの関係性の強化をする。
人に対して信頼関係を構築。
・主な仕事→WEBデザイナー、接客者、弁護士、コンサルタント、医者、カウンセラー

🅱️① バックアタック(BA)
・計画・プラン、作戦立てをし、マーケティングを行う。
全体(組織)を戦略的に伸ばすための活動。
・主な仕事→マーケティング、リサーチ、研究者、広報、企画事業、販売戦略の立案

🅱️② バックサポート(BS)
・管理業務、継続作業・改善など全体(組織)の運営を担う。
全体(組織)のシステム促進する。
・主な仕事→事務、総務、経理、財務、家事


「調査業務」の流れでは、下図のように考える事ができます。


私ひとりで調査事務所を始めた時は、
もちろん「1人で全部」をしていました。

その後、組織が少しずつ大きくなってきたとき、
「原則的には、1人は1ポジション担当する」方式で、
組織を設計してきた、という経緯があります。


それで「調査会社のリモートワーク準備」との関連ですね。

前述のように、
「1人=1ポジション」を原則に、
4つのポジショニングを意識したワーフクロー設計をしています。

たとえば「公報リスト」を作成する際。
調査担当者が

1)CSV形式でリストを出力し
2)Excel上で見出しや行番号をつけて整形
3)報告書のファイルに差し込む

という作業をしそうに思うのですが、
弊社では2)、3)をマニュアル化してあり、
事務チームでリスト整形する、という流れになっています。

他も同様で
「定型化が可能、かつ正確さを要する事(BS)は、極力事務チームに」
という考え方です。
弊社の事務比率が高い理由は、基本的にはこれです。


「公報査読」も、査読が得意な者が担当するケースが多いです。
たとえば侵害予防調査や、技術動向調査の「フラグ立て」の場合。
私(酒井)が調査設計と仕様設計をして・・・

1)検索式を立案して
2)同時に、公報抽出の仕様書を作成し
3)査読チームに説明して渡す
4)公報を読んでいて、予想外の資料(判断に迷うもの)が出てきたら相談

という業務フローになっています。



時々(コロナ以前から)
「酒井さんはすごく出張が多いから、
 もう、自分では検索してないんじゃないですか?」
と、たまに聞かれる事があったのですが

上記のような分業体制をとっていたので、
出張から長野のオフィスに戻った時は
それはもう、嵐の如く大量に検索しておりました。笑


・・・というわけで。

チャットツールとか、クラウド系ツールの話題は
それこそ、色々な所で語られていると思うので
この記事では紹介いたしませんが


リモートワークを前提にした、業務特性ごとの分業体制とワークフロー
分業を確実に行うためのマニュアルライティング

を続けてきたお陰で
2020年4月現在も、普段と何も変わりなく業務が進んでいます。




●CM失礼します^^

もしご興味ありましたら、こちらもどうぞ!
→ 【オンライン開催可能】人事と品質管理のための「4つのポジショニングセミナー」


それでは!




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